Z brezpapirnim poslovanjem za vodarino bo padlo manj dreves - EOL št. 163

Z brezpapirnim poslovanjem za vodarino bo padlo manj dreves - EOL št. 163

Digitalizacija v komunali

Bojan Erker

Kako bo poslovalo, kako mora poslovati komunalno podjetje v digitalni dobi? Kako je danes, kako bo jutri? To je tema z letošnje problemske konference komunalnega gospodarstva, ki je izziv za vsa komunalna podjetja. Digitalna strategija podjetja na osnovi pregleda poslovnih procesov bo omogočila rešitve za preobrazbo, ki ne bo le racionalizirala poslovanja, pač pa bo brezpapirnost ohranila marsikatero drevo. V Mariborskem vodovodu mesečno izdamo skoraj 50.000 računov za vodarino, delež izdanih e-računov pa je 16,9 %. Projekt je zahteven, a rezultati so spodbudni.

Informatizacija se v komunali kaže v velikih količinah izpisanih papirjev, v skromnih telekomunikacijah in v zamudnem vnašanju podatkov. Šele z razvojem telekomunikacij, mobilnih in pametnih naprav, ki so povezane v splet, se je začel postopen proces digitalizacije. Ta omogoča optimizacijo, brezpapirno poslovanje, avtonomizacijo in povsem nove storitve. Zahteva pa sistematičen pristop, odlično organizacijo dela, poznavanje možnosti tehnologij in veščin vodenja ter sodelovanje z vsemi deležniki. Sektor komunale zagotavlja ključne strateške storitve, omogoča blaginjo, varnost, zdravje in dobro počutje prebivalstva, podvržen pa je tudi mnogim spremembam in tveganjem, ki se v okolju pojavljajo.

Spremembe so lahko regulatorne, podnebne, povezane s krizami in epidemijami, ekonomske ali razvojne in vplivajo tudi na pričakovanja deležnikov. Digitalne tehnologije so pri razvoju komunale lahko v veliko pomoč, saj omogočajo storitve, ki doslej še niso bile mogoče. Internet stvari, umetna inteligenca, napredne mobilne storitve in druge nove tehnologije predstavljajo skoraj neomejene možnosti razvoja. Digitalna preobrazba komunale zajema skoraj vse procese pri delu in poslovanju, omogoča kvalitetnejše in zanesljivejše storitve uporabnikom, lažje upravljanje in nadzor lastnikom in državi, vzpodbuja trajnostne učinke.

Epidemija je pripomogla k temu, da je termin »digitalna preobrazba« med prioritetami v strategijah naše države. Vpliv digitalizacije je viden tudi pri izvajanju storitev komunale. Strategije digitalne preobrazbe postavljajo na prvo mesto procese z uporabniki – uporabniško izkušnjo (user experience). Ta daje prednost udobju in personalizaciji storitev.

Na področju storitev je med najuspešnejšimi v digitalni preobrazbi v zadnjih letih zagotovo bančni sektor, čemur je zagotovo najbolj pripomogla ostra konkurenca. Uporabniki, ki so pri svoji banki navajeni urediti vse storitve iz udobja domačega naslanjača ali mobilnika in imeti trenuten vpogled v svoje finančno stanje, pričakujejo podobne storitve tudi od svoje komunale.

Angleško podjetje Future of Utilities je izvedlo anketo med vodstvenimi kadri s področja dobaviteljev energije, plina, vodooskrbe in odpadnih voda. V poročilih navajajo, da so sektorji storitev v procesu intenzivne digitalne preobrazbe, vendar še vedno zaostajajo za drugimi glede na uporabniške izkušnje. Razlog vidijo v zastarelih sistemih in kulturi, navadah oz. notranjem okolju podjetij. Ugotavljajo, da če podjetja ne bodo posodobila svojih zastarelih sistemov, bodo težko preživela na trgu. Na podlagi anket predvidevajo, da bodo podjetja v naslednjih treh letih največ investirala v izboljšanje komunikacijskih kanalov z uporabniki, v napredna orodja za podatkovno analitiko, umetno inteligenco, strojno učenje, oblačne tehnologije ter v sodobne sisteme ERP.

Organizacija in katalog poslovnih procesov

Tudi večina komunalnih podjetij v Sloveniji je zagotovo v procesu digitalne preobrazbe, ki pa ne obsega samo poslovanja z uporabniki. Zajema skoraj vse poslovne procese, tako ključne (jedrne) procese kot zaledne (podporne) procese ne glede na to, ali jih izvajajo podjetja sama ali preko zunanjih izvajalcev. Pri tem je pomembno podrobno poznavanje delovanja podjetja in jasen pregled nad poslovnimi procesi. Priporočljivo je, da imamo v podjetju izdelan podroben katalog poslovnih procesov. Tako je vidno, kateri procesi se izvajajo po organizacijskih enotah, kdo jih izvaja, kakšno prioriteto imajo, ali so notranji ali zunanji in ali so digitalizirani ali ne.

Digitalna strategija podjetja

Podjetje mora imeti jasno predstavo o tem, kaj želi, kakšne so možnosti, kaj so prioritete in kako bodo cilje dosegli. Med strateškimi cilji podjetja bi zagotovo morala biti tudi digitalizacija. Zelo je priporočljivo, da strategija podjetja vsebuje tudi digitalno strategijo podjetja. To je dokument, ki je pri izvajanju digitalne preobrazbe ključen in kaže, kako izvesti preobrazbo, omogoča pa tudi lažje pridobivanje sredstev za digitalizacijo. Na spletnih straneh Slovenskega podjetniškega sklada so koraki za pripravo digitalne strategije podjetja odlično opisani. Digitalno strategija mora vključevati vsaj točke, ki zajemajo vizijo podjetja z digitalnimi strateškimi cilji, oceno stanja digitalizacije, strategijo za digitalno preobrazbo s ključnimi področji in strateškimi digitalnimi cilji, načrt razvoja digitalnih zmožnosti in seznam aktivnosti s časovnico izvedbe.

Izvajanje in spremljanje napredka

Primerjalna analiza oz benchmarking je ključna komponenta pri spremljanju napredka digitalne preobrazbe. Vodstvu omogoča sprotno ali periodično merjenje napredovanja procesa digitalizacije in posledične poslovne učinke. Za posamezni poslovni proces, ki ga želimo spremljati, lahko nastavimo enega ali več kazalnikov, jih izmerimo pred spremembo procesa v prejšnjem stanju, spremljamo med samo preobrazbo procesa in izmerimo stanje »potem«, ob zaključku preobrazbe procesa (before/during/after). Primerjava odlično deluje tudi motivacijsko pri zaposlenih, deležnikih podjetja, nadzornikih in hkrati jasno kaže na uspešnost vodstva. Vodstvo podjetja lahko napredek preobrazbe, glede na časovnico izvedbe, aktivno spremlja prek poročilnega sistema na intranetnih straneh podjetja ali preko poročanja skrbnikov procesov preobrazbe. Z napredkom preobrazbe morajo biti seznanjeni tako zaposleni kot deležniki.

Primeri digitaliziranih procesov

Kako je to v podjetju, predstavljam s primeri preobrazbe poslovnih procesov v podjetju Mariborski vodovod. Prvi primer je uvajanje pametnih števcev. Osnovni namen preobrazbe projekta je obračun storitev vodarine po dejanski porabi. Stare analogne števce, ki jih je bilo potrebno popisovati ročno, smo v 6 letih zamenjali z novejšimi, ki jih je mogoče odčitati “drive by”- z vožnjo mimo objekta. Projekt je bil zahteven, ker je od zaposlenih zahteval povsem nova znanja in digitalne veščine. Z izobraževanjem zaposlenih in primerno organizacijo smo zamenjali več kot 99% števcev v vodovodnem sistemu. Posodobljen način omogoča mesečni popis vseh števcev. Učinkovitost popisov popisovalcev smo z “drive by” popisovanjem povečali za šest krat v primerjavi z ročnim popisovanjem. Delež obračuna po dejanski porabi smo od 15 % povišali na 95 % od vseh izdanih računov vodarine. Večja pogostost popisa omogoča tudi hitrejše zaznavanje napak, kot so iztekanja pri uporabnikih in posledično manjšo porabo vode in porabljeno energijo za črpanje.

Prejeti in izdani računi

Po nekaterih raziskavah mora za vsakih 8.333 izpisanih strani papirja pasti eno drevo. Komunale so velik porabnik papirja največ zaradi izdanih računov uporabnikom. V Mariborskem vodovodu jim mesečno izdamo skoraj 50.000 računov vodarine. Cilj digitalizacije področja »računi« je brezpapirnost in povečanje učinkovitosti procesov. Delež izdanih e-računov trenutno obsega 16,9 %. Preobrazba tega procesa je dokaj počasna, ker je težko spremeniti navade nmanj veščih uporabnikov. Veliko boljši so kazalniki na področju prejetih računov. Trenutno je delež prejetih e-računov 74 %. Samo 26 % prejetih računov še prejmemo v papirni obliki. Notranji procesi upravljanja z računi v podjetju so izključno elektronski.

Izgradnja pametnega vodovodnega omrežja

Izgradnja pametnega vodovodnega omrežja temelji na vgradnji mreže kontrolnih merilnikov (senzorjev) in ureditvi komunikacijskih povezav. S tem zagotavljamo podatke za optimizacijo vodovodnega sistema, zmanjšanje vodnih izgub in porabe energije ter večjo kakovost vzdrževanja. Proces digitalizacije še poteka, a že daje dobre rezultate v manjših vodnih izgubah in energijskih prihrankih črpanja.

Mobilno poslovanje

Storitve komunale se v največji meri izvajajo na terenu. Digitalne tehnologije omogočajo mobilni dostop do podatkov katastrskih evidenc, dokumentnega ali proizvodnega informacijskega sistema (ERP). Zaposleni v operativi za vpogled v evidence uporabljajo mobilnik. Papirne karte so opuščene.

Napredne tehnologije

Obvladovanje prostora s sodobnimi napravami za zajemanje podatkov, kot so brezpilotni letalniki, 3D-skenerji, satelitski posnetki in IoT naprave, so podlaga za še kakovostnejše storitve komunale. Napredne tehnologije omogočajo realen vpogled v situacijo na terenu, ustvarjanje »digitalnih dvojčkov« ter vključevanje komunalne infrastrukture v projekte »Pametna mesta in skupnosti«. Digitalizacija komunale je ključna pri izboljševanju pogojev bivanja v mestih in na podeželju.

Digitalna preobrazba komunale je zahteven proces, ki zahteva jasno strategijo, polno podporo vodstva, vključevanje vseh ravni vodenja, zaposlenih in deležnikov, odlično organizacijo in poznavanje procesov, zagotovitev vseh virov in primerno pravno ureditev. Kljub skoraj neomejeni možnosti tehnologij so ključni dejavnik pri digitalni preobrazbi ljudje. Digitalizacija zahteva stalno izobraževanje zaposlenih in stalno vlaganje v razvoj in nove tehnologije. Ponuja pa učinke, ki so lahko večkratni.

Naložbo sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija
iz evropskega sklada za regionalni razvoj. Sofinanciranje spletne strani je bilo pridobljeno preko Vavčerja za digitalni marketing.